Comfort Area 01

"ISO 9001 – 2000" VS "ISO JARKONI" (ISO NGAJARI ORA ISO NGELAKONI)

Undang-Undang Dasar 1945 dan perubahannya, selain sebagai konstitusi politik, juga dapat dimaknai sebagai konstitusi pelayanan umum, karena sebagai kontrak sosial UUD 1945 memuat ketentuan pelayanan umum. Dalam pasal 34 ayat ( 3 ), disebutkan :

“Negara bertanggung jawab atas penyediaan fasilitas kesehatan dan pelayanan umum yang layak”.
Dipandang dari konsepsi untuk menghadapi tantangan globalisasi abad 21, modernisasi perusahaan merupakan suatu proses transformasi (pembaruan) Visi dan Misi perusahaan sehingga harus sesuai dengan tahapan perkembangan masa kini (up to date) terhadap temuan dan teknologi serta lingkungan strategis. Dengan perkataan lain, modernisasi perusahaan dapat dipandang sebagai suatu proses untuk mensejajarkan tahapan pembangunan industri jalan tol di Negara kita dengan industri jalan tol di Negara lain yang lebih maju. Kunci dari keberhasilan modernisasi ini ada pada kesiapan Sumber Daya Manusia.

Jika kita cermati Misi Perusahaan pada saat ini, terdapat kata-kata mutu dan efisiensi untuk itulah pada artikel kali ini akan membahas pentingnya pengendalian mutu terpadu secara menyeluruh di dalam Perusahaan untuk mengoptimalkan penerapan ISO 9001-2000.

Pentingnya penerapan ISO 9001-2000 yang konsisten dan persisten bagi Perusahaan yang modern harus disambut dengan baik oleh karyawan, Dikarenakan kinerja Perusahaan yang modern selalu diamati oleh masyarakat dalam penyelenggaraan layanan publik, antara lain berupa :

1) Pembentukan opini publik, berupa pendapat, penilaian dan evaluasi dalam
layanan publik.

2) Melakukan pengawasan (Public Control) terhadap layanan publik.

3) Menyampaikan keluhan (Public Complaint) terhadap jasa layanan publik yang
dirasa kurang atau tidak memuaskan.

Hal yang tidak boleh dilupakan oleh Perusahaan sebagai perusahaan publik adalah hak warga negara (Citizen Rights). Pengaturan hak warga negara terhadap pelayanan publik adalah tidak terbatas pada hak substantif seperti hak atas akses informasi dan hak untuk diperlakukan secara adil, tidak diskriminatif, tetapi juga hak prosedural seperti hak gugat warga negara (Citizen Lawsuit), Legal standing dan Clash action, sehingga tidak terbuka peluang umum bagi masyarakat konsumen yang tidak dilayani dengan baik untuk melakukan langkah hukum meminta pertanggung jawaban hukum kepada Perusahaan

KETERLIBATAN MANAJEMEN
Manajemen perusahaan wajib dilibatkan dalam pemeliharaan, perbaikan, dan pengembangan mutu. Dengan demikian, manajemen bertanggungjawab dalam mempertahankan status quo sementara pada waktu yang sama menghancurkan status quo tersebut. Pemeliharaan mutu menjadi dasar semua kegiatan lainnya, sebab perbaikan dan pengembangan tidak akan mungkin kalau tidak diketahui status quo yang menjadi dasarnya.

Standar mutu yang ditentukan sebelum sebuah produk dibuat dan sifat-sifat mutu yang harus dimasukkan pada sebuah produk dalam proses pembuatan adalah sangat berbeda sehingga keduanya harus dipertimbangkan secara terpisah karena standar praproduksi disebut mutu desain sedangkan standar produksinya disebut mutu pembuatan. Mutu desain juga dikenal sebagai mutu standar atau mutu spesifikasi. Mutu pembuatan kerap disebut mutu konformasi karena dinilai menurut sejauh mana produk itu sesuai dengan desain awalnya.

Orang sering berbicara mengenai mutu yang baik dan biaya yang rendah, tetapi ini hanyalah konsep abstrak dan perlu standar konkrit yang jelas. Kita tidak dapat memiliki mutu standar sampai kita selesai merumuskan apa yang kita maksudkan dengan mutu yang baik dan biaya yang rendah itu. Demikian pula, tidak ada artinya menyebut standar internasional kalau kita tidak mengungkapkan dengan jelas secara tepat apa makna standar tersebut.

Dalam mendefinisikan mutu standar, kita perlu mengingat bahwa mutu standar harus dirumuskan dalam kerangka kemampuan perusahaan kita sekarang ini. Terlalu sering perancang mendesain produk baru dengan sama sekali menghiraukan kemampuan produksi perusahaan kita. Ini bukanlah mutu desain yang baik. Ini merupakan mutu angan-angan. Mutu standar harus jelas dibedakan dengan mutu sasaran penelitian dan pengembangan.

Untuk memberikan solusi terhadap permasalahan mutu yang terjadi dengan adanya Gugus kendali mutu ternyata sangat efektif dalam merangsang minat mengenai pengendalian mutu diantara para manajer, para karyawan dan orang-orang di garis depan lainnya. Namun metode statistik dan peralatan pengendalian mutu lainnya hanya bermanfaat jika orang menggunakannya.

Betapapun majunya teknologi komputer dan otomatisasi, efektifitas teknologi ini selalu bergantung pada sumber daya manusia yang menggunakannya, itulah sebabnya mengapa unsur manusia begitu penting bagi pemastian mutu. Sistem yang dimana manajemen menciptakan standar untuk diikuti secara buta, tidak membantu menghasilkan produk-produk berkualitas tinggi. Para karyawan yang acuh tak acuh hanya akan melakukan apa yang diperintahkan dalam jangka waktu yang diberikan pada mereka, tidak akan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi. Produk yang berkualitas tinggi hanya dihasilkan kalau setiap orang rela mempertaruhkan segala-galanya ke dalam pekerjaannya. Namun peralatan modern yang canggih membuat mustahil bagi setiap orang untuk bekerja menurut kecepatan dan kemauannya sendiri sebagaimana para pengrajin zaman dahulu. Itulah sebabnya gugus kendali mutu muncul.

Gugus Kendali Mutu dapat mencegah terjadinya program-program dan Key Performance Indicator (KPI) yang kelihatannya tidak terintegrasi, kurang memiliki keterkaitan dan tak saling sinergi, sehingga tidak berdampak bagi perusahaan. Ini mungkin terjadi karena program-program dan KPI-nya disusun secara sendiri-sendiri oleh masing-masing bagian. Akibatnya memang meskipun target dari masing-masing bagian tercapai, dampaknya tidak terasa bagi perusahaan. Bagaimana jika program-program dan KPI yang kita buat sudah terintegrasi dan memiliki keterkaitan, tapi kinerja perusahaan tetap kurang memuaskan, berarti di sini ada masalah dalam hal kolaborasi dan kohesivitas. Mungkin tingkat kolaborasi dan kohesivitas pada perusahaan kita masih rendah. Kondisi ini biasanya tercermin dari rendahnya kesediaan antar karyawan untuk saling bekerja sama. Gugus kendali mutu menyediakan forum bagi karyawan untuk bertukar pikiran dan saling mendorong melakukan pekerjaan dengan lebih baik dalam rangka optimalisasi ISO 9001-2000 berupa pemastian mutu bagi konsumen.

Meningkatkan Kesadaran Mutu

Kesadaran karyawan terhadap mutu perlu diteliti dan kepentingannya terhadap pengendalian mutu terpadu harus mengakar. Pengecekan ini harus dilakukan serentak bersamaan atau bahkan sebelum pengendalian mutu itu diperkenalkan. Karyawan perlu diyakinkan bahwa pengendalian mutu itu akan bermanfaat bagi dirinya pula sebagaimana akan bermanfaat bagi kepentingan perusahaan. Tidak boleh dan tak pernah boleh ada kepentingan antara keperluan-keperluan pengendalian mutu dengan keperluan-keperluan pribadi karyawan.

Dalam memajukan kesadaran mutu yang semakin tinggi di antara para karyawan, ada keharusan agar manajemen puncak menunjukkan dedikasinya terhadap pengendalian mutu. Kalau ini dilakukan, tentunya para karyawan akan mengikuti contoh pemimpinnya. Namun, tak peduli bagaimana manajemen puncak merasa yakin terhadap pengendalian mutu tersebut, tidak akan ada gunanya kalau keyakinan tersebut tidak merembes keseluruh perusahaan.

Tugas manajemen menengah adalah mengasimilasikan kebijakan manajemen puncak dengan sempurna dan menyediakan dukungan yang diperlukan bagi kebijakan-kebijakan ini dan menolong menyampaikan kebijakan-kebijakan ini keseluruh perusahaan. Lazimnya diakui bahwa manajemen menengah akan bekerja keras untuk melakukan perbaikan-perbaikan di dalam unit kerjanya sendiri bahkan meskipun hal ini akan merugikan unit kerja lain. Walaupun semangat bersaing semacam ini diakui dan bahkan didorong, manajemen puncak perlu campur tangan pada saat tertentu untuk menjamin bahwa tuntutan pengendalian mutu dipenuhi secara seragam di seluruh perusahaan dan untuk memastikan setiap orang bekerjasama dalam hal itu. Tetapi dalam perjalanannya perlu diperhatikan agar tidak mematahkan semangat manajemen menengah atau membuat mereka salah mengerti bahwa sasaran mereka sendiri harus dikorbankan untuk mencapai sasaran pengendalian mutu. Sasaran-sasarannya harus sejajar, tidak bertentangan dengan sasaran-sasaran pengendalian mutu.

Gugus Kendali Mutu

Gugus kendali mutu bisa dibentuk karena banyak alasan, tetapi tujuan utamanya adalah :

1) Memajukan kepemimpinan dan kemampuan pengendalian mutu terpadu
secara menyeluruh diantara para karyawan melalui pendidikan diri sendiri.

2) Meninggikan semangat kerja karyawan dan memastikan agar Standardisation
–Implementation – Improvisation dari ISO 9001-2000 dilaksanakan dengan
memajukankesadaran mutu dan mendorong ancangan sukarela serta spontan
terhadap persoalan dan perbaikan.

3) Berfungsi sebagai bagian integral pengendalian mutu terpadu dan pusat
perhatian bagi pengendalian mutu serta petunjuk pemastian mutu ISO 9001-
2000.

Berdasarkan tujuan dasar ini, gugus kendali mutu seharusnya :

1) Menjadi Organisasi yang tetap bekerja setiap hari.

2) Hendaknya sedapat mungkin sukarela dan spontan, sehingga para anggota
gugus sendirilah yang mengawasi butir-butir pengendalian ISO 9001-2000
sehari-hari dan melakukan penelitian untuk memperbaiki proses dan
memperbaiki hal-hal yang tidak sesuai dengan perkembangan perusahaan
dan tuntutan pelayanan bagi konsumen.

3) Menindaklanjuti keputusan yang telah dibuat mengenai catatan masa lampau,
rasionalisasi, keluhan dan cacat produk maupun prosesnya dengan proyek
gugus kendali mutu yang terdaftar dalam perusahaan.

4) Mengajak setiap karyawan terlibat dalam menggerakan lingkaran PDCA
dibawah petunjuk pemimpin gugus tersebut.

5) Mempelajari pemeliharaan mutu, perbaikan mutu dan pengembangan mutu.

6) Bertemu dan bekerja sama dengan semua gugus kendali mutu di seluruh unit
kerja di perusahaan.

7) Melakukan pertukaran dengan gugus kendali mutu di perusahaan lain.

8) Hanya melalui penerapan tehnik pemeliharaan mutu, perbaikan mutu dan
pengembangan mutu secara kongkrit maka sasaran semacam Zero Defect
(Cacat nihil) dapat dicapai.

Penyebaran Pengendalian Mutu Terpadu Secara Menyeluruh

Program-program pelatihan dan pendidikan hanya terbatas pada sejumlah karyawan saja. Oleh karena itu perlu disusun cara-cara tambahan untuk menyebarkan kebijakan perusahaan mengenai pengendalian mutu.

Sejumlah ancangan yang mungkin ialah :

1. Slogan-slogan

Para karyawan dapat didorong untuk mengirimkan gagasan mereka mengenai slogan pengendalian mutu dan bagi para peserta yang menang diberikan hadiah. Hadiah tersebut mungkin nilainya kecil tetapi itu penting sebagai lambang pengakuan dan sebagai faktor pendorong. Slogan-slogan mutu ini seyogyanya digunakan bukan hanya di dalam perusahaan melainkan juga di luar perusahaan dan untuk mempublikasikan keterlibatan perusahaan untuk meraih mutu produk yang unggul.

2. Selebaran

Surat selebaran intern perusahaan merupakan forum ideal untuk mendiskusikan pengendalian mutu. Sebuah kolom tetap dapat disisihkan untuk topik-topik pengendalian mutu dan dapat diterbitkan secara berkala. Idealnya perusahaan secara teratur menerbitkan majalah dan barang cetakan lainnya mengenai pendendalian mutu. Publikasi ini sangat efektif mana kala memuat sumbangan-sumbangan spontan dari karyawan-karyawan garis depan. Sebaiknya perusahaan bahkan mengirimkan bahan pendidikan mengenai pengendalian mutu kepada keluarga karyawannya sebagai cara untuk menimbulkan rasa bangga terhadap pekerjaan perusahaan kita.

3. Pamflet

Pamflet yang banyak ilustrasinya dapat berfungsi sebagai tambahan yang efektif pada terbitan berkala dan digunakan sebagai bagian program pendidikan berkala.

4. Poster, Bulletin, dan siaran intern

Diagram pareto, histogram, dan bagian pengendalian yang ditempelkan pada papan pengumuman akan membuat orang memperoleh informasi mutakhir mengenai kegiatan-kegiatan pengendalian mutu.

5. Seminar

Seminar secara teratur mengenai topik-topik pengendalian mutu merupakan sarana yang amat langsung dan efektif untuk menyebarkan konsep-konsep pengendalian mutu namun sedikit sekali kesempatan seperti itu yang tersedia.
Harus disisihkan waktu seminar semacam itu karena banyak karyawan yang biasanya tak pernah memiliki kesempatan untuk mempelajari lebih banyak mengenai pekerjaan mereka di luar pekerjaan rutin mereka sendiri. Film, slide dan peralatan audio visual lainnya dapat digunakan agar penyajiannya lebih menarik.

6. Sekretariat Pengendalian Mutu Terpadu

Kinerja pengendalian mutu terpadu yang efektif dan efisien memerlukan kantor untuk mengelola bank data dan analisa agar dapat terpelihara dengan baik sehingga setiap karyawan dapat dengan mudah mendapatkan data yang diperlukan untuk melakukan berbagai kajian penelitiannya. Tentunya kantor sekretariat pengendalian mutu terpadu ini harus dilengkapi oleh jaringan internet dan intranet yang dengan mudah dapat di akses oleh karyawan perusahaan yang tersebar di beberapa propinsi di seluruh Indonesia.

7. Staf Pengendalian Mutu terpadu

Staf pengendalian mutu terpadu, ialah : Para karyawan yang mendapat tugas melayani serta menerapkan pengendalian mutu disetiap bagian di perusahaan, sebagai karyawan yang dianggap mirip pakar pengendalian mutu, karyawan ini seharusnya dipilih dengan hati-hati, sebab sikap dan bakat mereka akan memiliki pengaruh yang mendalam pada efektif tidaknya pengendalian mutu dapat diperkenalkan dan dilaksanakan. Tetapi pada tahap awal pertimbangan pertama ialah menemukan karyawan yang tepat, bukan menciptakan kotak baru dalam organisasi.


Selamat mencoba, harapan saya "ISO 9001-2000 tidak berubah menjadi
"ISO Jarkoni" alias (Iso ngajari ora Isi ngelakoni).

| Posted in » Human Capital